Start › Foren › Community › Erfahrungen & Empfehlungen › Wie erfasst ihr eure Arbeitszeiten im Außendienst?
Hallo zusammen, ich bin seit ein paar Monaten im Außendienst unterwegs und stehe gerade vor dem Problem: Wie halte ich meine Arbeitszeiten sauber fest? Früher hatte ich immer meinen festen Bürojob und hab einfach ein- und ausgestempelt. Jetzt fahre ich täglich mehrere Kunden an, Pausen zwischendurch, manchmal Stau, manchmal spontane Termine – das ist alles viel schwerer nachzuvollziehen. Ich schreib im Moment alles händisch auf, aber das ist auf Dauer wirklich lästig und ich vergesse öfter mal was. Habt ihr da gute Erfahrungen mit bestimmten Methoden oder Apps gemacht?
Das kenne ich gut, hatte das gleiche Problem in meinem ersten Jahr im Außendienst. Ich hab damals angefangen, mir direkt nach jedem Kundentermin kurz eine Sprachnotiz aufs Handy zu sprechen – also Ankunft, Abfahrt, Pause. Abends hab ichs dann in eine einfache Excel-Tabelle übertragen. Klingt altmodisch, aber für mich hat das erstmal geholfen um überhaupt einen Überblick zu bekommen. Allerdings ist das auf Dauer auch nervig, wenn die Liste länger wird. Vielleicht wäre für dich eine App sinnvoller als Einstieg?
Ich hab vor gut einem Jahr auf eine Softwarelösung umgestellt und bereue es nicht. Lange Zeit war ich auch am Basteln mit Excel und Co., aber spätestens wenn du nachweisen musst wie viele Stunden du wo warst wird das schnell unübersichtlich. Ich hab mich damals durch einiges durchgelesen und bin unter anderem auf https://www.timo24.de/zeiterfassung-aussendienst/ gestoßen – die haben das ganz gut erklärt was man im Außendienst speziell braucht. Seitdem nutze ich eine Lösung mit GPS-Stempelung und das läuft wirklich reibungslos, auch wenn man mal keinen Empfang hat.
GPS-Stempelung ist tatsächlich ein gutes Stichwort. Bei uns im Team haben wir das letztes Jahr eingeführt und die Abrechnung am Monatsende ist seitdem viel stressfreier. Was ich aber noch empfehlen würde: schaut dass die Lösung auch offline funktioniert, weil man gerade in ländlicheren Gebieten oft schlechtes Netz hat. Das war für uns ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl. Markus, probier einfach mal ein paar Tools aus, die meisten haben ja kostenlose Testphasen.